1. INTRODUCCIÓN

La protección de los datos personales constituye un derecho fundamental que garantiza a las personas la protección de su intimidad personal y familiar, así como el resguardo de su buen nombre. Este derecho incluye también el acceso a la información personal que se haya recopilado sobre ellas en bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas, permitiéndoles su conocimiento, actualización y rectificación.

Este derecho es habeas data, y, aunque se reconoce como una garantía constitucional, se encuentra vinculado a otros derechos fundamentales, tales como la honra, la intimidad, la reputación, el libre desarrollo de la personalidad y el buen nombre.

En este contexto, y de acuerdo con la normativa vigente, Activo Humano S.A.S. ha desarrollado el presente documento que establece los lineamientos para la creación, tratamiento y cierre de las bases de datos. El mismo incluye buenas prácticas y estándares internacionales, dado que la entidad, en el ejercicio de sus funciones, recolecta datos personales los cuales incorpora en sus bases de datos y recibe, además, información de otras entidades que contiene datos personales.

Como responsable del tratamiento de los datos personales Activo Humano S.A.S., adopta, en cumplimiento con lo dispuesto la Ley 1581 de 2012, en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta política establece de manera clara y accesible los principios y prácticas necesarias para garantizar el cumplimiento de la legislación vigente sobre la Protección de Datos Personales.

2. OBJETIVO

Dar cumplimiento adecuado a tratamiento de los datos personales que maneja Activo Humano S.A.S, en relación con la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y jurisprudencia que los deroguen, modifiquen o complementen.

3. ALCANCE

Esta política se aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento Activo Humano S.A.S. y/o sus clientes.

4. MARCO LEGAL

• Ley de Protección de Datos Personales o Ley 1581 de 2012
• Constitución Política de Colombia, artículo 15. Ley 1266 de 2008
• Constitución Política de Colombia, artículo 13 
• Decreto 1377 de 2013
• Ley 1581 de 2012

5. DEFINICIONES

A continuación, se relacionan las definiciones para una comprensión adecuada del presente documento

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales
• Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
• Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

6. NORMAS Y CRITERIOS PARA LA APLICACIÓN

6.1 PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios contenidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012.

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6.2 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD 

El tratamiento al que se someten los datos y su finalidad son:

• Participación en procesos de evaluación y selección: Para ser parte de las evaluaciones y selecciones de personal que realiza Activo Humano S.A.S. y/o sus clientes.
• Presentación de pruebas psicotécnicas, entrevista: Esto implica la aplicación de diversas pruebas psicotécnicas y realización de entrevista por parte de Activo Humano S.A.S. y/o sus clientes.
• Confirmación de referencias laborales y personales: Esto implica la verificación de la información proporcionada por el candidato sobre su experiencia y referencias previas.
• Realización de consulta de antecedentes: Se podrán consultar antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales o de otro tipo, según lo permitido por la ley.
• Verificación con entidades como EPS, AFP, Caja de Compensación Familiar y Entidades Bancarias: Esto tiene que ver con la validación y realización de la afiliación a estos servicios para asegurarse de que el candidato se afilia con los requisitos legales en cuanto a seguridad social y otros beneficios.
• Compartir los datos personales y laborales en formato físico y magnético: Esto hace referencia a la transmisión de los datos a otras entidades o partes involucradas en el proceso de selección, contratacion, nómina y entidades que fuera necesario.
• Visitas domiciliarias o estudios de seguridad: Si se aplica, se podría realizar un estudio adicional para verificar las condiciones del candidato.

Otros:

• Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con normatividad legal vigente
• Compartir datos personales con terceros cuando exista una base legal para ello, como en el requerimiento legales de entidades administrativas y/o judiciales. 
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil informacion general de Activo Humano S.A.S. y/o clientes.
• Proveer información y servicios requeridos por usuarios de la entidad.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con otras entidades

7. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO

Se establece claramente las condiciones bajo las cuales Activo Humano S.A.S. y/o sus clientes pueden llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Se destacan varias cuestiones clave:

Consentimiento explícito: Se señala que es necesario obtener el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos antes de procesar cualquier información personal.

Responsabilidad: Es identificada como la entidad responsable del tratamiento de los datos personales. Esto implica que tiene la obligación de garantizar que se cumplan todas las regulaciones y medidas necesarias para proteger los datos de los titulares.

Medios para otorgar el consentimiento: El consentimiento puede ser otorgado a través de diversos medios, incluyendo:

• Documento físico o electrónico.
• Mensajes de datos.
• Formularios en línea o sitios web.
• Mecanismos técnicos que permitan registrar el consentimiento.

Además, se debe asegurar que el consentimiento sea de tal manera que se pueda verificar si el titular ha aceptado o no el tratamiento de sus datos.

Garantías de verificación: Se enfatiza que la autorización debe poder ser consultada en cualquier momento para garantizar la trazabilidad y transparencia del proceso. Además, si no se manifiesta el consentimiento, no se deben capturar ni almacenar los datos del titular.

Este enfoque busca cumplir con las normativas sobre protección de datos personales, como la Ley 1581 de 2012 en Colombia, que exige el consentimiento explícito para el tratamiento de información personal

El Tratamiento de Datos Personales realizados por Activo Humano S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. La empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

8. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

1. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información. 6) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de esta. Activo Humano S.A.S no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

9. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

El derecho de los titulares de los datos personales a revocar su consentimiento para el tratamiento de estos o solicitar su supresión. Este derecho es fundamental en muchas normativas de Ley de Protección de Datos Personales.

• Revocatoria total del consentimiento: Si el titular revoca completamente su autorización para el tratamiento de los datos, la empresa debe cesar todo tratamiento de estos datos.
• Revocatoria parcial del consentimiento: Si el titular revoca su consentimiento solo para ciertos tipos de tratamiento, la empresa debe cesar esos tratamientos específicos, pero puede continuar con el tratamiento de los datos para otros fines para los cuales no se haya revocado el consentimiento.

10. CONTACTOS

Activo Humano S.A.S. es el encargado de garantizar que se cumplan todas las disposiciones establecidas en el documento sobre el tratamiento de datos personales, así como las normativas vigentes que regulan su uso. Esto implica que la empresa tiene la responsabilidad de proteger la información personal de los individuos y asegurar que se maneje de manera ética y legal.

Dirección: Carrera 49 a No. 91 – 68 Bogotá.

PBX: (+601) 6272672

Página web: www.activohumano.com.co

De igual manera, si desea presentar cualquier solicitud o petición relacionada con la protección de datos personales puede comunicarse al teléfono (+601) 6272672

11. ANEXOS

Anexo 1. Autorización para el tratamiento de datos

Anexo No. 1

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Activo Humano S.A.S., conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas complementarías que la modifiquen, adicionen o supriman, será el responsable del tratamiento de datos personales, por lo cual, podrá recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir los datos personales suministrados.

Por medio de la presente de manera voluntaria, libre y espontánea, recibí, entendí y acepté las condiciones manifestadas en el proceso de selección y/o contratacion, de tal forma, autorizo expresamente la recolección, uso, tratamiento y demás actividades relacionadas con el Derecho Fundamental de Habeas Data en cuanto a Datos personales y que fui informado que los mismos se recolectarán y serán utilizados para las siguientes finalidades:

El consentimiento que se está otorgando es para el uso de los datos con fines específicos, entre los que se incluyen:

• Participación en procesos de evaluación y selección: Para ser parte de las evaluaciones y selecciones de personal que realiza Activo Humano S.A.S. y/o sus clientes.
• Presentación de pruebas psicotécnicas, entrevista: Esto implica la aplicación de diversas pruebas psicotécnicas y realización de entrevista por parte de Activo Humano S.A.S. y/o sus clientes.
• Confirmación de referencias laborales y personales: Esto implica la verificación de la información proporcionada por el candidato sobre su experiencia y referencias previas.
• Realización de consulta de antecedentes: Se podrán consultar antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales o de otro tipo, según lo permitido por la ley.
• Verificación con entidades como EPS, AFP, Caja de Compensación Familiar y Entidades Bancarias: Esto tiene que ver con la validación y realización de la afiliación a estos servicios para asegurarse de que el candidato se afilia con los requisitos legales en cuanto a seguridad social y otros beneficios.
• Compartir los datos personales y laborales en formato físico y magnético: Esto hace referencia a la transmisión de los datos a otras entidades o partes involucradas en el proceso de selección, contratacion, nómina y entidades que fuera necesario.
• Visitas domiciliarias o estudios de seguridad: Si se aplica, se podría realizar un estudio adicional para verificar las condiciones del candidato.

Otros:

• Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con normatividad legal vigente
• Compartir datos personales con terceros cuando exista una base legal para ello, como en el requerimiento legales de entidades administrativas y/o judiciales. 
• Realizar análisis de datos y elaborar estadísticas que sean requeridas por diferentes entidades o procesos internos de la empresa

Derechos del titular:

Los derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, fundamentalmente las siguientes:

1. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información. 
6.  Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.

Activo Humano S.A.S dispone en su página web  www.activohumano.com.co como el lugar donde los usuarios pueden consultar la política de protección de datos personales. Aca encontrara detalladamente cómo pueden solicitar acceso a sus datos, corregir errores, eliminarlos o ejercer cualquier otro derecho que les corresponda por ley.